Metoda 5S – poszczególne kroki

Droga do dobrze zorganizowanego i przejrzystego miejsca pracy

Z mojego doświadczenia jednym z największych blokad właściwego wdrażania 5S jest… nazwa metody.

5S na samym początku używane było przez japończyków jako 5 kroków do stworzenia dobrze zorganizowanego i przejrzystego miejsca pracy. Aby łatwiej było zapamiętać poszczególne kroki każdy z nich nazwano słowem zaczynającym się na literę S.

Później zainteresowali się tym Amerykanie i zrobili tłumaczenie metody, ale musieli pozmieniać słowa tak, żeby zaczynały się na literę S. W pewnym momencie to samo zrobili Polacy. Nie wiem czy nasze tłumaczenie jest z języka angielskiego czy japońskiego. Niemniej nie są to słowa przyjazne dla pracowników.

Co gorsza nagminnie widzę w firmach plakaty promujące 5S zawierające nazwy angielskie, albo co gorsza japońskie łącznie z oryginalnym zapisem. Takie podejście niestety dystansuje pracowników i nie buduje ich zaangażowania.

Tymczasem jakbyśmy przetłumaczyli oryginalne japońskie słowa na nasz język przy wykorzystaniu darmowego narzędzia Google Translate to otrzymamy:

Krok 1 – Likwidacja

Z naszego miejsca pracy likwidujemy zbędne rzeczy wg 3 kryteriów:

  1. Ilości – zbyt duży zapas danej rzeczy
  2. Kategorii – nie potrzebuję tej konkretnej rzeczy
  3. Miejsce przechowywania – potrzebuję tą rzecz, ale nie w tym miejscu

Pomocą przy likwidacji jest system czerwonych kartek. Dzięki jego wykorzystaniu oznaczamy/tagujemy rzeczy potencjalnie podlegające likwidacji.

Przykładową czerwoną kartkę zamieszczam poniżej – zaznaczam jednak, że każda organizacja powinna stworzyć swoją wersję adekwatną do potrzeb jakie ma.

Krok 2 – Uporządkowanie

Najprościej jest to ująć sformułowaniem: “miejsce na wszystko i wszystko na swoim miejscu”.

Skoro pozbyliśmy się z naszego miejsca pracy (komputera, biurka, maszyny, stanowiska) rzeczy zbędnych, to teraz wszystko co nam zostało trzeba uporządkować.

Uporządkowanie polega na dobraniu właściwych kryteriów umiejscowienia. Mogą to być przykładowo:

  • Miejsce używania
  • Częstotliwość używania
  • Użytkownicy (jedna osoba, czy kilka)

Krok 3 – Czyszczenie

Im bardziej wchodzimy w kolejne kroki metody tym bardziej znaczenie ma właściwe ich tłumaczenie. Jaka jest różnica pomiędzy Sprzątaniem a Czyszczeniem ?

Zasadnicza 🙂

Sprzątanie (często rozumiane jako główny cel 5S) to relatywnie prosty sposób. Biorę zmiotkę i zamiatam podłogę. Sprzątam bo jest bałagan (np. cotygodniowe sprzątanie w domu).

Cel Czyszczenia jest dużo bardziej rozbudowany. Nie tylko chcemy bowiem przywrócić pożądany stan wypracowany w kroku 2, ale i wykryć nieprawidłowości i przeciwdziałać im. Dla wyjaśnienia poniżej znajdziecie 2 przykłady:

Przykład 1:

W ramach cotygodniowego czyszczenia skrzynki mailowej po raz kolejny usuwasz mail z raportem od Andrzeja Nowickiego. Jest to raport którego nie potrzebujesz i nigdy nie czytasz. Wykryłeś nieprawidłowość i przeciwdziałasz jej wysyłając do Andrzeja mail z prośbą o usunięcie z listy odbiorców raportu.

Przykład 2:

W ramach codziennego czyszczenia maszyny na koniec swojej zmiany zauważyłeś, że izolacja przewodu zasilającego jest uszkodzona. Wykryłeś nieprawidłowość, która może prowadzić do wypadku, albo uszkodzenia maszyny. Zgłaszasz potencjalne zagrożenie w odpowiednie miejsce, aby uniknąć niepożądanej sytuacji.

W kroku 3 często stosowane są harmonogramy czyszczenia, która definiują zakres pracy do wykonania. Poniżej przykład szablonu harmonogramu połączony z mapą wskazującą miejsce działania.

Krok 4 – Czystość

To zdecydowanie mój ulubiony krok jeśli chodzi o dosłowne tłumaczenie.

Klasycznie przedstawia się ten krok jako Standaryzacja – długi, mało przyjazny wyraz, który wielu osobom z poziomu operacyjnego niewiele mówi, albo wręcz kojarzy się negatywnie.

Tymczasem Czystość jest to pewien STAN, który chcemy osiągnąć. Jeśli chcemy osiągnąć stan czystości, to musimy znaleźć takie rozwiązania, które spowodują że nie trzeba będzie sprzątać, albo czynność ta zostanie ograniczona.

Są to powszechnie używane tablice cieni, zdjęcia przedstawiające pożądany stan, opisy, kody kolorystyczne, etc.

Trzeba też pamiętać, że celem Czystości jest przejrzyste, wizualne miejsce pracy, a więc takie, które pozwala nam na szybkie wykrycie nieprawidłowości (problemu) i zareagowanie (przywrócenie stanu pożądanego).

Z tej perspektywy działania jakie będziemy podejmowali i ich skuteczność będzie odzwierciedleniem właściwego zrozumienia tego kroku.

Krok 5 – Wychowanie

Samodyscyplina, albo samodoskonalenie może nastąpić dopiero wtedy, kiedy wychowamy pracowników do funkcjonowania w konkretnym obszarze.

Dlatego najpierw trzeba wychować, a tak naprawdę to wyrobić właściwe nawyki u naszych pracowników. Trzeba tu zrozumieć, że zmiana nawyków jest to proces, który często będzie czasochłonny (zwłaszcza jeśli mamy w zespole pracowników z 30-letnim doświadczeniem).

Pomocne w tym kroku zdecydowanie może być metoda Kamishibai opisana w 3 innych moich artykułach.

Krok ten zawsze na szkoleniach porównuję do kształcenia dzieci. Naszym obowiązkiem jako rodzica (a więc ich przełożonego) jest nauczenie pewnych zasad i wyrobienie w nich nawyków. Jest to proces często żmudny, czasochłonny i wymagający wielu powtórzeń. Robimy to jednak dlatego, że zależy nam na ich rozwoju i tym żeby miały dobre życie.

Podsumowanie

Celem napisania powyższego artykułu było wyjaśnienie na czym polegają poszczególne kroki metody 5S, a także inspiracja dla tych, którzy z tą metodą pracują i szukają czegoś nowego. Jeśli po przeczytaniu tego artykułu wprowadzisz jakieś zmiany w swoim procesie podziel się tym proszę w komentarzu, żeby było to źródło inspiracji dla innych użytkowników.

< wstecz