„Prostota jest najwyższą formą wyrafinowania” /Leonardo da Vinci/
Metoda 5S zdecydowanie nie jest trudną metodą. Czytając o niej mamy wrażenie, że koncept jest wręcz banalny i oczywisty. Ta prostota jest właśnie największym wyzwaniem – często tracimy czujność i idziemy na skróty gubiąc jej istotę. Powoduje też ona często, że wdrożenia 5S kończą się spektakularną porażką. Na posadzce zostają stare linie/strefy odkładcze, kilka tablic z narzędziami jest jeszcze opisanych, widać wyniki starych audytów, ale w gruncie rzeczy to tylko eksponaty muzealne przypominające, że teraz już to nie działa.
Czym jest metoda 5S
Kiedy prowadzę warsztaty w firmach, które pracowały już z 5S (ale nie działa to tak jakby tego oczekiwali) na samym początku zadaję grupie pytanie: „Z czym Wam się kojarzy 5S”.
Najczęściej pojawiają się 2 odpowiedzi:
1) Sprzątanie
2) Nazwisko osoby, która jest koordynatorem 5S i przeprowadza audyty.
To niestety smutna rzeczywistość wielu organizacji. Tymczasem w 5S chodzi zupełnie o coś innego. Jedną ze składowych jest znalezienie rozwiązań co zrobić, żeby nie trzeba było sprzątać, czyli wyeliminowanie źródeł zanieczyszczenia/bałaganu. Jest to zupełnie inne podejście do tego nastawionego na szukanie szybszych metod sprzątania. Akceptują one bowiem przyczynę źródłową, a skupiają się na dopracowaniu środków zaradczych.
Najprościej można napisać, że 5S to metoda do utrzymania dobrze zorganizowanego i przejrzystego miejsca pracy. Co się za tym kryje?
W trakcie szkolenia, żeby wyjaśnić czym jest 5S często odnoszę się do przykładu kuchni, którą każdy z nas ma w domu.
Żeby dobrze zorganizować miejsce w kuchni poświęcamy na to swój czas. W efekcie czego mamy przestrzeń roboczą, w której każda rzecz ma swoje wyznaczone miejsce, najczęściej wg miejsca i częstotliwości użytkowania. Stosujemy więc tzw. „kryterium lenistwa”, czyli chcemy mieć wygodną pracę w kuchni, ale przy niskim, wręcz minimalnym wysiłku.
Jeśli spojrzymy jednak na kuchnię z perspektywy czasu jaki w niej spędzamy pracując (gotowanie, mycie, zaparzanie herbaty, etc) to wynik będzie na średnim poziomie 1-1,5h dziennie. Jest to od 6 do 10 razy mniej niż czas jaki spędzamy w pracy. Często jednak nie przywiązujemy tak dużej uwagi do organizacji naszego służbowego stanowiska.
Skąd wynika różnica w dbałości o te 2 miejsca pracy? Najczęściej z braku poczucia własności – biuro, stanowisko, maszyna to nie moja własność, więc nie ma co się za bardzo starać.
W takim podejściu zapominamy o jednej bardzo ważnej kwestii. Źle zorganizowane miejsce pracy ma istotny wpływ na nasze zdrowie, a to już jest sprawa warta naszej uwagi.
Za 10-15 lat zaczniemy odczuwać różne dolegliwości zdrowotne (bóle pleców, nadgarstków, schorzenia narządów wewnętrznych czy choćby problemy ze stawami). Przez ten czas pewnie kilka razy zmienimy pracę więc naszego obecnego pracodawcę może nie interesować, że praca sprawia nam coraz większą trudność, bo mierzymy się z chorobami zawodowymi. W wieku 60 lat to będzie już tylko nasz problem. Z tej perspektywy czasu dbałość o moje zdrowie tu i teraz jest warta uwagi. Jest to jeden z ważnych elementów często pomijany przy wdrażaniu 5S.
Rozumiejąc cel wdrożenia dobrze zorganizowanego i przejrzystego miejsca pracy powinniśmy zrozumieć, że 5S to tylko metoda pomagająca nam go osiągnąć. W Japońskich firmach bardzo często spotkacie tylko 3S (o ile w ogóle będą to nazywali systemem), w Ameryce mają 6S. Nadal jednak stosujemy ją w konkretnym celu, który sami musimy zdefiniować.
Kluczowe do osiągnięcia sukcesu jest tutaj zmiana sposobu myślenia inaczej będziemy mieli po prostu dobrze zorganizowany system sprzątania.
W kolejnym artykule omówię poszczególne kroki metody.
