Zarządzanie pracą zespołu w oparciu o Kanban Board to narzędzie, które powstało poprzez połączenie rozwiązań ze świata produkcyjnego i usługowego.

Tablica przedstawiona poniżej zawiera 5 statusów zadań:
1. Oczekujące – przydzielone przez przełożonego dla konkretnej osoby i określonym priorytetem.
2. W toku – zadanie jest w trakcie realizacji
3. Skończone – zadanie zakończone przez pracownika
4. Blokada – Zadanie zablokowane w trakcie realizacji w sposób, z którym realizujący nie może sobie poradzić. Konieczna interwencja przełożonego
5. Parking – Zadanie odłożone w czasie na etapie „W toku” – np. z powodu zmiany priorytetów

Zadania przełożonego:

• Przydzielanie zadań do realizacji do konkretnych pracowników z ustalonym priorytetem (czerwony – żółty – zielony)
• Działanie w sytuacji gdy zadanie wymaga wsparcia (Blokada)

Zadania pracownika:

• Realizacja zadań wg określonych priorytetów
• Zaciąganie nowych zadań do realizacji, gdy jest na to możliwość
• Pilnowanie terminów realizacji
• Jasny komunikat do przełożonego w sytuacji braku możliwości realizacji zadania – sygnał Blokady

Samo powieszenie tablicy w biurze i przydzielanie zadań nie zapewni nam sukcesu. Aby wykorzystać to narzędzie w 100% konieczne jest jego połączenie z systemem spotkań.Na bazie moich doświadczeń z Kanban Board preferuję codzienne spotkania poranne. Spotkanie powinno mieć limitowany czas (maksymalnie 10 minut), określoną porę i standard prowadzenia.

Standard codziennych spotkań zawiera:

• Podsumowanie dnia poprzedniego ( co się udało, co poszło nie tak)
• Plan działań na dzień dzisiejszy
• Ustalenie terminów realizacji nowych zadań
• Omówienie krytycznych dla funkcjonowania działu zdarzeńDodatkowo raz w tygodniu organizowane jest spotkanie podsumowujące tydzień pracy. W oparciu o cykl PDCA. Przeglądamy w trakcie jego trwania co zaplanowaliśmy, jak poszła realizacja, czy dotrzymaliśmy terminów

Wskazówki dodatkowe:

√ Na tablicy umieszczaj zadania z maksymalnie tygodniowym terminem realizacji. Jeśli zadanie jest dłuższe, podziel je na mniejsze etapy
√ Wyznacz ilość miejsc w każdym polu limitując ilość pracy w toku (moje doświadczenie to limit maksymalnie 6 zadań uruchomionych równocześnie) – oczywiście dążymy zawsze do One Piece Flow tam gdzie jest to możliwe
√ Terminy realizacji ustalaj zawsze w porozumieniu z pracownikami
√ Spotkania muszą się odbywać codziennie każdego dnia, utrzymać ciągłość pracy
√ Jeśli ustalisz czas spotkania na 10 minut, to w pierwszej fazie wdrożenia konsekwentnie kończ spotkanie po tym czasie, nawet jeśli nie omówiliście wszystkich punktów. Jest to dość drastyczna metoda, ale dzięki temu ludzie nauczą się przekazywać tylko te informacje, które są najważniejsze.

Zyski ze stosowania Kanban Board:

√ Sprawne zarządzanie pracą zespołu
√ Wizualizacja postępów
√ Kontrola nad ilością zadań w toku
√ Szybka reakcja w przypadku trudności w realizacji zadania
√ Motywacja pracowników do kończenia zadań (psychologia pracy w grupie, gdy inni kończą swoje zadania)
√ Zarządzanie zadaniami zgodnie z priorytetami i terminami realizacji